Entenda o POP (Procedimento Operacional Padrão)
O POP é o Procedimento Operacional Padrão e sua principal função é padronizar uma tarefa que será realizada, ou seja, é criado um roteiro para cada atividade a ser desenvolvida pela empresa.
Para entender melhor podemos pensar da seguinte forma, no nosso dia a dia fazemos inúmeras tarefas simples e para a realização delas temos a tendência de criar um padrão na nossa mente para podermos concluí-la, seja ela simples ou complexa. Com o POP implantado nas empresas não é diferente disso, mas sendo colocado em grandes proporções, com disciplina aplicada em atividades mais complexas.
Mas por quê padronizar processos?
A ideia de padronizar processos amarra e evita erros que possam surgir no caminho ou até mesmo deixar passar despercebido partes importantes dele. Pois se eu faço determinada atividade de um modo e meu colega de outro, a chance de nosso trabalho final ter variantes é de quase 100%, deixando o produto ou o serviço defasado.
A POP precisa conter esses prováveis erros de processo e formas de resolvê-los para quando acontecerem terem a mão essa solução.
Mas como criá-lo? Antes da padronização do processo é necessário verificar quem irá fazer a descrição, para qual setor o mesmo será voltado, ter alguém para corrigir/aprovar e se faz necessário conter tais informações:
– Ter um nome;
– Utilizar documento como referência;
– Descrever quais as tarefas e os responsáveis;
– Estabelecer um passo a passo dos procedimentos;
– Definir um prazo para a revisão;
– Parametrizar resultados esperados com o POP;
– Fornece ações em caso de erros;
– Incluir de siglas no processo e verificar se todos possuem o conhecimento delas;
Pode parecer trabalhoso no início, porém o POP tem a intenção de padronizar, facilitar e amarrar possíveis falhas no processo.
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